Takvim ve çalışma saatleri

Nereden: Takvim → Çalışma saatleri

Asistan toplantıları e-Temsilci'nin kendi takviminde ayarlar. Bunun için bir entegrasyon gerekmez: ekibinizin çalışma saatlerini girmeniz yeterlidir. Google Takvim isteğe bağlıdır (aşağıya bakın).

Takvim sayfası

Sol menüdeki Takvim'in üç sekmesi vardır: Takvim (haftalık görünüm), Toplantılar (liste) ve Çalışma saatleri. Takvim sekmesi, asistanın ayarladığı toplantıları haftalık olarak gösterir. Her gün bir sütundur: çalışma saatleri beyaz, çalışma dışı saatler ve molalar çizgili görünür; kapalı günlerde ve resmî tatillerde günün üstünde bir not çıkar. Oklarla haftalar arasında gezinir, Bu hafta ile bugüne dönersiniz. Sağ üstteki listeden Tüm ekip'i ya da tek bir kişinin takvimini seçersiniz.

Bir toplantıya tıklayınca ayrıntıları açılır: zaman, kişi, kampanya, toplantı sorumlusu, durum, bağlantı ve notlar. Buradan görüşmeyi ya da kişiyi açabilir, toplantıyı yapıldı ya da katılmadı olarak işaretleyebilir veya iptal edebilirsiniz. Telefonda hafta, gün gün bir liste olarak görünür.

Çalışma saatleri

Takvim → Çalışma saatleri sekmesinde soldaki listeden (telefonda üstteki seçimden) kimin takvimini düzenleyeceğinizi seçersiniz:

• Firma varsayılanı: kendi saatlerini girmeyen herkes için geçerlidir. Henüz kaydetmediyseniz hafta içi 09:00–18:00 kullanılır.
• Kişiler: bir kullanıcı Firma varsayılanını kullansın seçeneğini kapatıp kendi saatlerini girebilir. Seçenek yeniden açılınca kişinin kendi saatleri silinir, firmanınkiler geçerli olur.

Gün adının yanındaki anahtarla günü açar ya da kapatırsınız. Açık bir güne bir ya da birkaç saat aralığı girersiniz (ör. 09:00–12:30 ve 13:30–18:00). Aralık ekle yeni bir aralık ekler, çöp kutusu siler; Hafta içine kopyala o günün saatlerini pazartesiden cumaya kopyalar. Aynı gündeki aralıklar çakışamaz ve bitiş başlangıçtan sonra olmalıdır. Değişiklikler Kaydet ile kaydedilir.

Molalar

Öğle arası gibi toplantı ayarlanmayacak aralıklardır. Bir mola tek bir güne ya da Her çalışma günü'ne uygulanır ve o günün çalışma saatlerinin içinde olmalıdır. Asistan molalara toplantı koymaz.

Kapalı günler ve izinler

Firma varsayılanı'nda girdiğiniz kapalı günlerde (ör. kurum tatili) kimseye toplantı ayarlanmaz. Bir kişinin sayfasında girdiğiniz günler o kişinin iznidir ve yalnızca onun toplantılarını etkiler. Tek bir gün için yalnızca başlangıç tarihini, birkaç gün için bitiş tarihini de girin; isterseniz bir not ekleyin. Kapalı günler Ekle'ye basınca hemen kaydedilir. Resmî tatiller zaten kapalıdır, ayrıca girmeniz gerekmez.

Toplantı kuralları

• En erken: toplantı en az bu kadar sonrasına ayarlanır (ör. 2 saat sonra).
• En geç: bundan daha ileri bir tarihe toplantı ayarlanmaz (ör. 30 gün içinde).
• Toplantılar arası boşluk: iki toplantı arasında en az bu kadar boşluk kalır.
• Online toplantı bağlantısı: Zoom, Google Meet ya da Teams odanızın sabit bağlantısı. Google Takvim bağlı değilse online toplantılarda bu bağlantı kullanılır ve otomasyon mesajlarındaki toplantı bağlantısı değişkenine yazılır. Kişinin kendi bağlantısı yoksa firmanınki kullanılır. Hiç bağlantı yoksa asistan bağlantının iletileceğini söyler; ekibiniz paylaşır.

Asistan saatleri nasıl seçer?

Görüşmede asistan toplantı sorumlusunun takvimine bakar ve kampanyanın Toplantı süresi kadar boş zamanlar önerir. Bu zamanlar çalışma saatlerinin içindedir; molalara, kapalı günlere ve resmî tatillere denk gelmez; sorumlunun başka toplantılarıyla (her kampanya ve gelen çağrılar dahil) boşluk kuralına uyarak çakışmaz ve en erken ile en geç sınırları içindedir. Saatler yarım saatlik adımlarla başlar; asistan kişiye en fazla iki üç seçenek söyler.

Kişi bir saati seçince toplantı Takvim'e eklenir ve görüşmenin sonucu Toplantı ayarlandı olur. Aynı saati aynı anda iki görüşme isterse yalnızca biri alır; diğerine başka bir saat önerilir.

Toplantı sorumlusu

Kampanya sihirbazının Temel bilgiler adımında ve Gelen çağrılar → Hedef sekmesinde, hedef toplantı ayarlıyorsa Toplantı ayarları bölümü çıkar. Burada Toplantı sorumlusu'nu ve Toplantı süresi'ni seçersiniz. Yeni bir kampanyada sorumlu, kampanyayı oluşturan kişidir; kimse seçilmemişse toplantılar hesap sahibine ayarlanır.

Sorumlunun hiç çalışma saati yoksa bir uyarı ve Çalışma saatleri bağlantısı görünür. Bu durumda asistan toplantı ayarlamaz; kişinin uygun olduğu zamanı not alır ve ekibinizin teyit edeceğini söyler.

Google Takvim (isteğe bağlı)

Google Takvim'i bağlarsanız (Entegrasyonlar → Takvim) asistan oradaki dolu saatleri de hesaba katar. Toplantı Google Takvim'inize de eklenir, kişinin e-postası biliniyorsa davet gider ve online toplantılara Google Meet bağlantısı eklenir. Google bağlantısı koparsa toplantılar yine çalışma saatlerinize göre ayarlanır. Ayrıntı: Google Takvim.

Toplantı e-postaları

Toplantı ayarlandığında çalışan e-posta otomasyonları (ör. hazır "Toplantı onayı" ya da toplantı sorumlusuna giden özet) toplantıyı toplanti.ics dosyası olarak ekler. Kişi ve sorumlu bu dosyayla toplantıyı kendi takvimine (Outlook, Apple Takvim, Google Takvim…) ekleyebilir.

Kimler düzenleyebilir?

Sahip ve Yönetici rolündekiler firma varsayılanını ve herkesin saatlerini düzenler. Takım lideri yalnızca kendi saatlerini ve izinlerini düzenler; diğerlerini görür. İzleyici her şeyi yalnızca görüntüler.